Dossier
Un supporto completo, pratico ed efficiente per raccogliere le scadenze delle visite mediche, documenti, patenti, contratti, info compleanni dei dipendenti e altro ancora. Le informazioni delle scadenze sono automaticamente rilevate dalla compilazione dell’Anagrafica DOSSIER. Ogni scadenza viene storicizzata così da averne sempre traccia.
Dettagli sezione DOSSIER di People Smart:
- Anagrafica Dossier: CODICE, COGNOME e NOME (sono presi dall’Anagrafica) / DATA DI NASCITA, ETA, NAZIONALITA’, FOTO DIPENDENTE.
- Posizione Aziendale: dati riferiti al rapporto di lavoro del dipendente nell’azienda come: Assunzione, Licenziamento, Anzianità Azienda, Tipo contratto, Scadenza Contratto.
- Dati Personali: Domicilio, Patenti (relativa scadenza), Permesso di Soggiorno (relativa scadenza), Informazioni Aggiuntive (Iscritto a categorie protette, Disabilità).
- Formazione: titolo di studio, corsi di formazione.
- Competenze: sezione dedicata all’inserimento delle competenze e livello competenze legate al dipendente, precedentemente definite. E’ possibile inserire anche il livello conseguito per la competenza specificata ed eventualmente la data valutazione.
- Ratei Presenze/Assenze: in questa sezione sono visualizzabili i Progressivi, i Saldi Paghe, i Ratei Presenze e i Residui Totali del dipendente suddivisi in ulteriori sottosezioni.
- Dati retributivi: in questa sezione vengono esposti i dati del Profilo Retributivo Annuo del collaboratore. I dati della retribuzione Lorda e Netta in busta paga acquisiti/importati da Paghe Infinity (se presente). Sono presenti colonne che distinguono la Mensilità, il tipo mensilità, con riferimento a mensilità normale, mensilità aggiuntive automatiche (13ma e 14ma) e mensilità aggiuntive manuali.
- Visite Mediche: sezione composta da 3 sottosezioni:
- Idoneità Lavorativa: possibilità di scegliere tra le Mansioni Idoneità presenti nella Tabella Mansione, indicare manualmente il giudizio di idoneità (o meno), la data, il medico ed eventuali prescrizioni e/o limitazioni.
- Storico Visite: qui possono essere indicate anche altre eventuali visite a cui si è sottoposto il dipendente.
- Scadenziario Visite: indicare le visite future con relative date di scadenza in modo da poterne controllare le scadenze.
- Materiale in dotazione/benefit: dove inserire l’elenco di materiale che il dipendente ha ricevuto in dotazione.
- Documenti: in questa sezione è possibile caricare qualsiasi tipo di documento sia per la condivisione con il dipendente che per uso interno.
- Riepilogo giornaliero: visite, Permessi di Soggiorno, Tipi di Contratto, Patenti, Carica Aziendale e Compleanni.
- Elenco dettagliato: riporta un elenco dei dipendenti, con le scadenze del giorno specificando ‘Tipo’ e ‘Data’. Sono indicati i dettagli delle scadenze mostrate nella griglia “Riepilogo Oggi”, mostra per ogni riga: Foto, Dipendente, Tipo, Data di scadenza.
- Scadenze entro il XX/XX/XXXX: il programma imposta di default la data di fine mese seguente. Il programma imposta di default la data di fine mese seguente.
Scadute: vengono mostrate le scadute. La data di riferimento è sempre il giorno precedente alla data di sistema per cui si vedono quelle scadute.
Presenze
Con un unico accesso hai graficamente la situazione giornaliera e mensile dei dipendenti. Sai sempre con certezza chi è in azienda: presenze e ferie sono costantemente aggiornate e con un click le invii al consulente per l’elaborazione degli adempimenti.
Dettagli sezione PRESENZE di People Smart:
- Dipendenti Presenti: visualizza il numero dipendenti presenti in azienda alla data e ora impostata nell’apposito campo presente.
- Dipendenti con Anomalie: visualizza il numero dipendenti con almeno un’anomalia e riporta il dato numerico. E’ presente il pulsante “Vai alla lista completa” che se premuto apre direttamente la funzione “Lista Anomalie”. A seconda del giorno selezionato viene riportato l’elenco dei nominativi dei dipendenti anomali.
- Richieste dipendenti: viene riportato l’elenco dei dipendenti che hanno inserito una richiesta/richieste da app mobile People Smart.
- Analisi: riporta graficamente l’andamento “Mensile” e “Annuale” dell’azienda relativamente alle ore lavorate/teoriche e agli straordinari.
- Ore lavorate/teoriche: andamento generale delle ore lavorate/teoriche, se rispettate, se superate, se non effettuate.
- Andamento Straordinari: andamento generale degli straordinari Mensili/Annuali.
- Monitor Schedulazioni: la possibilità di programmare un evento per il mese in corso e precedente.
- Stampa Cartellino: se attivo abilita l’utente a scegliere tra campi successivi e riportarli nella stampa del Cartellino.
- Tabella Abbinamento Badge/Utenti Accessi: permette di inserire e quindi abbinare, ad un dipendente, un badge/tessera per
- timbrare la presenza se di tipo “presenze” e/o aprire varchi se di tipo “accessi”
- permette la consultazione dell’abbinamento tra codice badge, riportato in anagrafica e il codice dell’anagrafica
- è possibile associare più di un badge ad un dipendente e di conseguenza le timbrature effettuate
- sono gestiti badge: numerici e alfanumerici.
- Tabelle Varie/Dati Societari: all’interno di questa funzione è possibile definire i dati organico/societari che sarà poi possibile abbinare in “Anagrafica” nella sezione “Dati Contrattuali”.
- Gruppo / Filiale / Reparto: è possibile avere una suddivisione dettagliata della propria realtà aziendale.
- Calendario Festività: la funzione permette la definizione delle festività da calendario.
- Modelli di orario: la seguente funzione consente di definire i “Modelli di Orario” che i dipendenti potranno eseguire.
- Modelli di intervallo: è possibile creare particolari tipi di intervallo detti Intervallo Variabile che hanno come caratteristica la possibilità di variare la fascia di utilizzo. Per esempio un dipendente potrebbe avere diritto ad 1 ora di intervallo utilizzabile in una fascia che varia tra le 10.00 e le 15.00 a seconda delle esigenze di produzione. L’intervallo variabile consente di controllare che il dipendente usufruisca dell’intervallo nella fascia assegnata, controllando la durata massima della pausa.
- Ritardi-Anticipi: consente di configurare le tabelle per la gestione dei ritardi e degli anticipi dei dipendenti. La gestione dei ritardi e anticipi avviene mediante codifica di apposite tabelle i cui ‘range’ di codici sono ‘pre-definiti’.
- Modelli di Flessibilità: per ogni timbratura dell’orario o degli orari cui si associa il modello di flessibilità si può definire una quantità di flessibilità in meno e/o in più di ore-minuti.
- Arrotondamento timbrature: la seguente funzione consente di definire, all’interno della giornata, delle fasce temporali dove tutte le timbrature effettuate vengono arrotondate secondo la stessa logica.
- Tabelle Pausa: consente la definizione della tabella per il controllo della durata della Pausa timbrata dal dipendente.
- Cicli turni: consente di definire la tabella per la gestione dei modelli di turnazione ciclica per i dipendenti di ciascuna Azienda.
- Modelli Giustificativi: i giustificativi consentono di “giustificare” periodi di assenza e/o maggiore prestazione rispetto al modello di orario.
- Giustificazione Automatica: ha lo scopo di pilotare la chiusura giorno in modo tale che, se esiste una delle anomalie specificate in seguito, venga assegnato automaticamente il o i giustificativi scelti.
- Straordinari: consente di configurare la tabella per la gestione dell’assegnazione automatica delle presenze extra orario.
- Compensazione giornaliera: la funzionalità di compensazione nasce dall’esigenza di poter compensare giustificativi di maggior presenza con giustificativi di assenza.
- Travaso Tabelle Voci Paga: la seguente funzione consente di trasferire e/o convertire i dati contenuti nelle tabelle in un file, da un’azienda ad un’altra o all’ufficio paghe.
- Terminali: è possibile associare diversi terminali che gestiscono le timbrature dei dipendenti o che gestiscono gli accessi ai varchi.
- App Mobile: all’interno della funzione troviamo
- la sezione Parametri Mobile con la quale si definiscono le tipologie di timbratura
- la sezione Tag NFC per la definizione dei raggruppamenti tag
- la sezione Geo-fence per la definizione delle aree geofence (geolocalizzazione)
- la sezione Beacon BLE per la definizione dei macaddress dei beacon.
- Export Paghe consente di effettuare il passaggio dei dati a Paghe Infinity Zucchetti attraverso il file TRRIPW.XML oppure attraverso un export CSV per applicativi paghe non Zucchetti.
Nota spese
Note spese è la soluzione su misura per le piccole aziende che, mediante il processo di digitalizzazione, semplifica i processi di gestione delle note spese e delle trasferte aziendali. Completamente in cloud, Note Spese consente di ottenere in brevissimo tempo tutti i vantaggi di una gestione digitale.
Dettagli sezione NOTA SPESE di People Smart:
All’accesso di Note spese, la schermata iniziale propone le attività raggruppate per area funzionale:
- Note Spese: raccoglie le attività di gestione della nota spese, incluse le funzioni di liquidazione, stampa della documentazione, consultazione delle note attualmente aperte e inserimento nota spese per conto di altri utenti.
- Anagrafiche e Dati Aziendali: sono raccolte le attività da gestire preliminarmente al primo accesso di Note Spese Smart, il popolamento delle anagrafiche utenti e dati aziendali, conti e centri di costo.
- Travel Policy e Voci Spesa: consente di modificare le travel policy esistenti e crearne delle nuove, parametrizzarle per categoria di viaggiatori, per tipo o luogo di trasferta.
- Analisi e Consultazioni: vengono mostrate le attività di consultazione note archiviate, analisi spese indicizzate per combinazioni di Viaggiatore, Mese, Voce.
- Utility: sono raggruppate le attività di rielaborazione note spese e ripristino voci di anagrafica.
Note Spese – Controllo: le note spese pervengono alla funzione di Controllo quando il viaggiatore ha terminato l’inserimento dei dati. La funzione consiste in alcune attività di completamento della nota spese e verifica amministrativa.
Dalla funzione Controllo, vengono mostrate le note spese per singolo viaggiatore. Inoltre, sono presenti le seguenti sezioni:
- Testata: contiene i dati di riepilogo della nota spese quali Intestatario, Centro di costo, Data di competenza, Descrizione ed eventuali note.
- Spese Viaggiatore: sono registrate tutte le spese che il viaggiatore ha sostenuto.
- Percorsi Auto: è riportata la mappa con i giorni della trasferta.
- Iva e Registrazione Contabile: la sottosezione dell’IVA permette di controllare la correttezza dei dati ai fini amministrativi.
- Anticipi, Cambi e Resi: due le modalità di visualizzazione “Visualizza Pagamenti” e “Visualizza Totali”. La prima permette la gestione delle operazioni finanziarie. La seconda produce un riepilogo dei movimenti finanziari e delle spese per ciascuna divisa.
Note Spese – Liquidazione: viene presentata la lista di tutte le note spese controllate e non ancora liquidate tra le quali l’operatore può scegliere quelle da rimborsare, selezionando/deselezionando il flag a sinistra della nota spese.
Liquidazione consente di inviare a People Smart i dettagli della nota spese calcolando automaticamente le Voci di Cedolino a Rimborso o Trattenuta. Viene anche presentata la possibilità di scaricare una preview in Excel degli importi da liquidare.
Note Spese – Stampa Primanota: viene presentata la lista delle note spese liquidate pronte per l’elaborazione e stampa della prima nota. Anche qui l’utente può scegliere quelle da elaborare. Questa funzione produce la Primanota contabile di ciascuna riga di spese presente all’interno della nota spese.
Note Spese – Archiviazione: sono elencate tutte le note spese che hanno completato il processo di controllo, liquidazione, contabilizzazione pronte per essere archiviate.
Note Spese – Inserimento Nota Spese per altri: la funzione è in carico ad uno degli amministratori e consiste nell’inserimento di una Nota Spese in vece di uno degli utenti viaggiatori. Il documento si compone di quattro sezioni:
- Testata: contiene i dati di riepilogo della nota spese quali “Intestatario”, “Centro di costo”, “Data di competenza”, “Descrizione” ed eventuali “Note”.
- Anticipi, Cambi e Resi: sono possibili due modalità di visualizzazione: “Visualizza Pagamenti” e “Visualizza Totali”. Nella modalità prima è possibile la gestione delle operazioni finanziarie. La seconda produce un riepilogo dei movimenti finanziari e delle spese per ciascuna divisa. Possono essere immessi tutti gli anticipi che il viaggiatore ha ricevuto dall’azienda per pagare le spese di trasferta, in tutte le divise riconosciute.
- Spese Viaggiatore: sono registrate tutte le spese che il viaggiatore ha sostenuto.
- Percorsi Auto: nella sezione percorsi auto appare la mappa con i giorni della trasferta.
Anagrafiche e Dati Aziendali – Anagrafica Collaboratori: è l’archivio anagrafico di tutti gli utenti coinvolti nella applicazione. Le query pre-impostate permettono un raggruppamento degli utenti censiti per Cognome, Centro di Costo, Approvatore e Collaboratori con/senza Travel Policy.
Centri di Costo: il centro di costo è utilizzato nella applicazione per l’analisi dei costi di trasferta e per la registrazione contabile degli stessi, collegandoli all’anagrafica del collaboratore viaggiatore.
Conti Contabili: il piano dei conti serve alla registrazione contabile delle note spese. Possono essere immessi i conti economici e quelli patrimoniali utili ai fini delle suddette registrazioni, vanno compresi in questa sezione i conti di rimborso al dipendente, quelli per le spese con carta di credito, quelli aziendali e quelli relativi alle voci di spesa utilizzabili dai dipendenti.
Voci Cedolino Paghe: le voci di cedolino inserite possono essere utilizzate nella sezione Gestione Dati Aziendali per impostarle sull’azienda nonché sulle categorie di spesa; l’assegnazione è possibile su ogni voce di spesa all’interno della Gestione delle Travel Policy.
Travel Policy e Voci Spesa – Gestione Travel Policy: la Travel Policy è lo strumento centrale nella gestione delle note spese. Una buona impostazione può facilitare e velocizzare di gran lunga il lavoro dei trasfertisti, dei controllori e del personale amministrativo addetto alle attività di back office. La Travel Policy è un insieme di regole che riguardano:
- le voci spesa ammesse alla registrazione
- i massimali di spesa
- la documentazione richiesta
- l’eventuale modalità di calcolo (Piè di lista, A tariffa, Importo fisso)
- le modalità di pagamento.
Analisi Spese – Analisi Spese: in questa sezione sono presenti le funzionalità di reportistica di Note Spese Smart. Vengono presentate sei visualizzazioni in base al tipo di analisi da effettuare sia che si vogliano indagare gli importi spesi dai viaggiatori in un determinato periodo, sia il dettaglio delle singole voci di spesa:
- spese per Collaboratore/Mese
- spese per Collaboratore/Voce
- spese per Voce/Mese
- spese per Voce/Collaboratore
- spese per Mese/Collaboratore
- spese per Mese/Voce.
Una volta scelta la visualizzazione desiderata in base ai criteri di analisi è possibile entrare nel dettaglio, fino a raggiungere la nota spese da consultare.
Rielabora Note Spese: la funzione permette di riportare le note spese archiviate ad uno degli stati precedenti.
Attività
Da un rilevatore presenze all’app mobile, a consuntivo o in real time: People Smart si adatta alla tua azienda e ai suoi processi per gestire il timesheet nel modo migliore per te!
Dettagli sezione ATTIVITA’ di People Smart:
Modello Attività:
Elementi Attività: consente di definire, per ogni attività, il codice e gli elementi che la definiscono.
Attività Giorno Dipendente: riporta tutte le attività di un dipendente per una specifica giornata riportando le seguenti informazioni:
- ore ordinarie, ore assegnate all’attività
- ore min p, ore di minor presenza
- ore strd, le ore di straordinario
- note, campo libero in cui si può indicare informazioni aggiuntive sull’attività.
Assegnazioni Attività: consente l’effettiva assegnazione delle attività da terminale e da ciclo turno, visibili di conseguenza nell’attività giorno dipendente. Questa elaborazione tiene conto delle storicizzazioni impostate ed esclude i dipendenti con la gestione da app Mobile.
Attività/Dipendente: consente di effettuare un report riepilogativo per Dipendente/Attività. E’ possibile filtrare i dipendenti tramite i parametri di selezione indicati nei dati societari.
Import Attività: è possibile importare da un file la tabella Attività. Se presenti più di una Azienda in Presenze, l’acquisizione dalla prima azienda, scrive gli eventuali dati anche sulle successive.
Turni
Dimentica i problemi di comunicazione con i tuoi collaboratori e ottimizza la gestione e l’organizzazione dei turni. Congruenza tra ore pianificate, contrattuali e fabbisogno aggiornati in tempo reale e consultabili anche dai collaboratori H24 da app mobile.
Nel modulo turni è possibile pianificare orari/turni, orari a fasce dalle/alle, giustificativi e successivamente salvare e pubblicare tale pianificazione.
In fase di primo accesso al modulo si aprirà l’inizializzazione dell’ambiente. L’inizializzazione richiede alcune informazioni:
- dato organico per raggruppare le informazioni (ad esempio nel calendario dei turni)
- monte ore settimanale e numero di giorni su cui deve essere suddiviso (giorni lavorativi)
- si tratta di informazioni che, all’interno dell’area funzionale, possono essere modificate per tutti o per qualcuno.
Operativamente, il modulo “Turni” si presenta con tre macro pulsanti “Organico” – “Attività” – “Calendario Turni”:
- Organico, riporta l’elenco dei dipendenti suddivisi per dato organico, quello scelto in fase di inizializzazione
- Attività, consente di creare e associare attività lavorative (specificando opzionalmente la mansione), pianificarle a calendario in base al fabbisogno indicando per ciascuna la fascia oraria
- Calendario Turni, di default viene riportata la mansione, se specificata, il nominativo e il dettaglio delle ore pianificate.
Calendario
Richiedi, autorizzi e organizzi ferie, permessi, assenze per malattia e ore di straordinario. Il RESPONSABILE
gestisce e inserisce i giustificativi per i propri collaboratori e visualizza in modo immediato le disponibilità del suo gruppo. Il COLLABORATORE pianifica le proprie assenze e verifica i totalizzatori residui.
Il modulo calendario rappresenta la possibilità di accedere alle informazioni inerenti le pianificazioni dei giustificativi (di assenza e di prestazione fuori sede). Tale possibilità è data per quattro tipologie di utenze gestite ovvero: ‘Ufficio personale’ tramite app desktop, ‘Responsabile’, Visualizzatore’ e ‘Collaboratore’ tramite app mobile. Esse accedono alle informazioni inerenti le pianificazioni dei giustificativi di assenza e di prestazione fuori sede con una configurazione specifica.
Nella configurazione in People Smart è presente:
- una sezione dedicata, in funzione “Modelli di Giustificativi”, sezione “App Mobile/Attributi”, dove è possibile categorizzare i giustificativi relativi allo smart working ed al lavoro fuori sede
- due sezioni dedicate, in funzione “App Mobile”, sezione “Definizione Gruppi” e “Gruppi Autorizzativi” per la scelta del dato organico per la creazione dei gruppi autorizzativi, per la creazione dei gruppi effettiva e per la visualizzazione dei gruppi con dettaglio responsabili e collaboratori.
In relazione alle diverse tipologie di utenze:
- l’ufficio del personaleha la possibilità di gestire le informazioni di tutta l’azienda
- il responsabilegestisce le informazioni dei gruppi di collaboratori che gli sono associati in visualizzazione e gestione (approva i giustificativi, inserisce i giustificativi al posto dei collaboratori, riceve notifiche)
- il visualizzatorepuò esclusivamente visualizzare i giustificativi di determinati gruppi di collaboratori
- il collaboratoregestisce esclusivamente le sue informazioni personali.
Inoltre
- per utenti con profilo ‘Responsabile’ ‘Visualizzatore’ e ‘Collaboratore’ è previsto l’accesso sia da app mobile che da app web\browser
- per utenti con profilo ‘Ufficio personale’ solo da app web\browser
- per gli utenti responsabile e visualizzatore l’accesso da browser è sicuramente più completo ed “user- friendly” data la maggior dimensione del monitor.
Accessi
Personale, visitatori o veicoli: con People Smart gestisci e controlli in modo automatico gli ingressi in azienda. Accessi consente di controllare l’accesso in azienda dei dipendenti, dei visitatori e dei veicoli, consente di abilitare l’accesso a uno o più terminali specifici indicando anche un eventuale periodo di validità (giorni o orari prestabiliti), controlla e monitora i varchi aziendali, stampa il registro dei visitatori e dei veicoli.
Dettagli sezione ACCESSI di People Smart:
Accessi – Fasce orarie: si tratta di fasce orarie e giorni in cui l’utente, il visitatore o l’automezzo potrà accedere al varco. E’ possibile: definire una fascia o politica di accesso per tutti i giorni oppure solo per il sabato o la domenica, definire delle fasce orarie sia per i feriali che per i festivi.
Accessi – Modalità Accesso: è possibile definire le modalità di accesso, ovvero abbinare i terminali di accesso alle fasce orarie di accesso definite. Le modalità di accesso sono correlate alle diverse tipologie di utenti gestiti Utente, Visitatore-Esterno, Automezzo.
Accessi – Tabella Terminali: si definiscono i codici terminali di accesso. L’elenco terminali che si visualizza corrisponde a terminali configurati in Z-Gate.
Tabella Abbinamento Badge/Utenti Accessi: permette di inserire e abbinare a un dipendente badge/tessera per timbrare la presenza se di tipo “presenze” e/o aprire varchi se di tipo “accessi”. Anche se il dipendente ha associato più di un badge e in presenza di più timbrature, effettuate con uno o l’altro, saranno sempre importate correttamente. Sono gestiti badge numerici e alfanumerici.
Accessi – Tabella Visitatore-Esterno: in questa funzione si definiscono i Visitatori-Esterni che sono utenze temporanee/ospiti/visitatori esterni e comunque non censiti come gli utenti/dipendenti di People Smart a cui viene assegnato un badge/tessera temporaneamente (ore/giorno/giorni) per effettuare l’accesso ai varchi dell’azienda.
Accessi – Tabella Automezzi: possibile definire i codici automezzi e autisti ovvero i dati del veicolo e le caratteristiche dell’autista/visitatore. La validità della tessera attribuita è giornaliera o per più giorni e regolarizza l’accesso al varco di entrambi. La modalità di accesso stabilisce a quali varchi potrà accedere per le fasce orarie specificate.
Premi&Benefit
Si accede alla possibilità di acquistare Zucchetti Card (il buono acquisto multi brand e digitale) per gestire i benefit per i dipendenti.
Cliccando su “Acquista ora Zucchetti Card” l’utente accede alla maschera di acquisto effettiva delle card
dove si visualizzano gli importi card disponibile ed il numero di card che si desidera acquistare.
Dopo aver acquistato le varie card l’utente riceverà una mail riepilogativa delle card acquistate
ed avrà poi la possibilità di distribuirle, con i canali che ritiene più opportuni, ai collaboratori, con i riferimenti per l’utilizzo.
Sulla bacheca del TITOLARE
L’utente “Titolare” sia da app mobile dispositivo che app da browser avrà a disposizione il pulsante “Premi & Benefit”
e cliccando verrà rimandato all’interno della maschera per acquisto “Acquista ora Zucchetti Card”
(e come descritto sopra ha la medesima operatività)
Sulla bacheca del COLLABORATORE
L’utente ”Collaboratore” da app mobile dispositivo che app da browser avrà a disposizione il pulsante “Premi & Benefit”
e cliccando avrà la possibilità di usufruire della “Zucchetti Card” ;
all’interno sono presenti tutte le informazioni relativamente a cos’è “Zucchetti Card” ed anche i dettagli della card,
come si utilizza e come si spende effettivamente (come e dove)